EDIT DATA UNIT PUTRA-PSB-2016-2017
DataUnit-TKS >>> PusatData <<< Download : AllData-Excel-TKS CekStatus FormOrtu/Wali
DataUnit-KMI >>> PusatData <<< Download : AllData-Excel-KMI CekStatus FormOrtu/Wali
DataUnit-TID >>> PusatData <<< Download : AllData-Excel-TID CekStatus FormOrtu/Wali
Tugas (Sementara) Admin Unit (putra/putri) :
1. Menyatukan data baru unit di PUSATDATA (lintas unit) :
3. Mengecek data baru yang konfirmasi Pembayaran dengan selalu mengontrol kiriman WA/Tele Ust Muhibbin.
- Membuka link unit mana yang ada pendaftar yang baru masuk ditandai dengan adanya data yang tidak ter-BLOK (kali ini misal untuk unit TKS).
- Silahkan buka DATAUNIT yang ada pendaftar baru tersebut di Link Sumber data tersebut (misal "DataUnit-TKS") lalu Copy (blok+Ctrl+C) data baru tersebut.
- Buka Link >>> PusatData >>> lalu paste-kan di kolom pertama baris paling akhir dan tidak perlu diwarnai.
- Blok data baru yang ada di DATAUNIT dengan warna orange (setelah dicopykan ke pusat data).
3. Mengecek data baru yang konfirmasi Pembayaran dengan selalu mengontrol kiriman WA/Tele Ust Muhibbin.
3. Cek Status Formulir Ortu/Wali : sudah/belum (-) (CekStatus FormOrtu/Wali) karena status FormOrtu yang di PusatData/Unit, tidak terupdate secara otomatis karena dibuat terpisah, tapi masih bisa update otomatisnya di versi Excel jika yang di PusatData memang benar-benar berbeda dengan yang di "CekStatus FormOrtu/Wali", maka silakan ambil dari excel dengan Download : AllData-Excel-TKS, lalu copy-paste ke PusatData untuk Nama yang sama dengan cara ditumpukkan.
4. Cek kelengkapan berkas lain (PasFoto, Rapot dll, lihat di CekStatus FormOrtu/Wali)
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Catatan :
Mengapa StatusFormOrtu/Wali yang di DataUnit tidak valid? (diketahui tidak valid setelah dicocokkan / disamakan dengan yang ada di Sumber Formulirnya yaitu "CekStatus FormOrtu/Wali" atau di Sumber Formulir "versi Excelnya". Penyebabnya, karena disaat pendaftar mengedit atau mengupload berkas pada kiriman kesekian, maka tidak otomatis mengupdate yang di DataUnit apalagi di PusatData, demikian juga StatusFormOrtu/Wali tidak otomatis. Karena DataFormOrtu tidak langsung diisi pertamakali bersamaan dengan FormSantri, biasanya susulan/editan, dan dikirim lagi. Dibuat seperti itu untuk memudahkan si pendaftar, agar tidak terlalu panjang, tapi dibuat bertahap sehingga kegagalan dalam menginput / mengirim data menjadi terminimalisir, maka yang penting data pokoknya dulu bisa sukses terkirim. Jadi yang tersimpan di DataUnit hanya kiriman pertama saja (Editan/susulannya, tidak). Maka kita ambil dari sumber formulirnya dan itu pasti otomatis update, kita munculkan link-link tadi (kelebihannya walaupun di DataUnit sudah dihapus, yang di sumber Formulirnya tidak akan terhapus). Dan masalah lain karena antara formulir dengan DataUnit beda aplikasi (GoogleDoc dan JotForm). Walhamdulillah, masih banyak kemudahan yang didapat. Yang jelas sudah ada kemajuan dari tahun lalu. Sekarang tidak membuat Form Ortu/Wali secara terpisah, sehingga para wali tidak perlu menuliskan data dan nomor PIN anaknya lagi, cukup meneruskan data walinya saja. Dan TU pun terringankan karena tidak perlu menggabungkan satu-persatu, karena masih bisa mengakses sumber data yang update otomatisnya sebagai alat kontrol. Sebenarnya kalau bukan karena ingin melakukan pengecekkan mana yang sudah lengkap mana yang belum, kita tidak usah repot-repot olah data seperti ini, cukup dibiarkan saja, akan terisi dengan sendirinya dan kita tinggal download di sumber formulir tadi di akhir setelah ditutup. Di situ semua lengkap, sesuai yang diisi pertama kali oleh pendaftar hingga perubahan-perubahan hasil dieditan pendaftar, walau hingga kesekian kali bahkan yang coba-coba pun masih tersimpan. Masalahnya kita melakukan ini karena ingin ketidaklengkapan itu bisa terdata sedini mungkin sehingga mudah penyelesaiannya di kemudian hari dan demi kerapian serta kecepatan di saat MEMPUBLISH.
4. Cek kelengkapan berkas lain (PasFoto, Rapot dll, lihat di CekStatus FormOrtu/Wali)
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Catatan :
Mengapa StatusFormOrtu/Wali yang di DataUnit tidak valid? (diketahui tidak valid setelah dicocokkan / disamakan dengan yang ada di Sumber Formulirnya yaitu "CekStatus FormOrtu/Wali" atau di Sumber Formulir "versi Excelnya". Penyebabnya, karena disaat pendaftar mengedit atau mengupload berkas pada kiriman kesekian, maka tidak otomatis mengupdate yang di DataUnit apalagi di PusatData, demikian juga StatusFormOrtu/Wali tidak otomatis. Karena DataFormOrtu tidak langsung diisi pertamakali bersamaan dengan FormSantri, biasanya susulan/editan, dan dikirim lagi. Dibuat seperti itu untuk memudahkan si pendaftar, agar tidak terlalu panjang, tapi dibuat bertahap sehingga kegagalan dalam menginput / mengirim data menjadi terminimalisir, maka yang penting data pokoknya dulu bisa sukses terkirim. Jadi yang tersimpan di DataUnit hanya kiriman pertama saja (Editan/susulannya, tidak). Maka kita ambil dari sumber formulirnya dan itu pasti otomatis update, kita munculkan link-link tadi (kelebihannya walaupun di DataUnit sudah dihapus, yang di sumber Formulirnya tidak akan terhapus). Dan masalah lain karena antara formulir dengan DataUnit beda aplikasi (GoogleDoc dan JotForm). Walhamdulillah, masih banyak kemudahan yang didapat. Yang jelas sudah ada kemajuan dari tahun lalu. Sekarang tidak membuat Form Ortu/Wali secara terpisah, sehingga para wali tidak perlu menuliskan data dan nomor PIN anaknya lagi, cukup meneruskan data walinya saja. Dan TU pun terringankan karena tidak perlu menggabungkan satu-persatu, karena masih bisa mengakses sumber data yang update otomatisnya sebagai alat kontrol. Sebenarnya kalau bukan karena ingin melakukan pengecekkan mana yang sudah lengkap mana yang belum, kita tidak usah repot-repot olah data seperti ini, cukup dibiarkan saja, akan terisi dengan sendirinya dan kita tinggal download di sumber formulir tadi di akhir setelah ditutup. Di situ semua lengkap, sesuai yang diisi pertama kali oleh pendaftar hingga perubahan-perubahan hasil dieditan pendaftar, walau hingga kesekian kali bahkan yang coba-coba pun masih tersimpan. Masalahnya kita melakukan ini karena ingin ketidaklengkapan itu bisa terdata sedini mungkin sehingga mudah penyelesaiannya di kemudian hari dan demi kerapian serta kecepatan di saat MEMPUBLISH.
0 komentar:
Posting Komentar